Ai-je le droit d’aller aux Archives Départementales ? Est-ce payant ? Je peux amener mon ordinateur ? Comment vais-je demander les documents que je veux consulter ? Je peux faire des photos ? … et bien d’autres questions se bousculaient dans ma tête avant ma première visite aux Archives Départementales.

Archives Départementales du Nord (photo personnelle)

Je suis allée pour la première fois aux AD du Morbihan à Vannes en février 2015, puis une seconde fois en août de la même année lors de vacances car j’habite à Lille.

Pour ce défi sur 52 semaines, je vais avoir besoin de consulter différents types de documents, le plus simple sera donc d’aller aux AD du Nord sur Lille. J’ai donc profité d’un RTT il y a deux semaines pour aller découvrir les AD de Lille et j’avoue que je trouve ça toujours assez intimidant. Je vais donc vous donner dans cet article tout ce qu’il faut avoir en tête pour que la visite se passe bien …

A quoi faut-il penser avant la visite ?

• L’adresse des AD du département qui vous intéresse, assez évident … 😉
• Les horaires d’ouverture de la salle de lecture mais aussi le créneau horaire pendant lequel les documents ne sont plus transmis. J’avais par exemple prévu de venir pendant ma pause déjeuner aux AD mais les demandes de documents ne sont pas prises en compte entre 11 h 45 et 13 h.
• Votre pré-inscription en ligne pour avoir votre carte de lecteur, ce n’est pas obligatoire, vous pourrez toujours la faire sur place, cela permet juste un gain de temps ! N’oubliez pas votre carte d’identité. La carte de lecteur est gratuite et valable un an.
• Un vestiaire est prévu pour déposer vos affaires interdites en salle de lecture, comme un parapluie, votre manteau, votre sac à main ou votre pochette d’ordinateur. Prévoyez une pièce d’1 euro qui pourra éventuellement vous être utile pour le casier.
• Lisez le règlement avant votre venue, il vous permettra de bien comprendre comment cela fonctionne et de savoir par exemple combien de documents vous pourrez consulter dans la journée, si les photos sont autorisées… Il est souvent disponible en ligne.

• Prévoyez le matériel nécessaire pour la salle de lecture. Pour ma part, j’emmène un crayon à papier, quelques feuilles blanches, mon ordinateur et mon smartphone (chargé au maximum !) pour photographier les documents.
• Faites une liste des documents que vous souhaiterez consulter : type de document, nom de la personne, dates connues, lieu, sources… Si vous n’aviez qu’une chose à préparer avant votre visite, c’est celle-ci ! Indispensable pour moi qui n’ait pas beaucoup de temps disponible sur place pour être efficace …
• Recherchez dans les instruments de recherche s’ils sont en ligne, les cotes (références) des documents que vous voudrez consulter.
  Les instruments de recherche sont en fait un inventaire qui détaille les fonds détenus aux Archives. Tous les documents sont rangés selon un cadre de classement qui est le même pour tous les départements en séries et sous-séries. Par exemple, la série R concerne les affaires militaires de 1800 à 1940, la sous-série 1R les registres matricules. Vous pourrez trouver le détail à cette page.
  N’hésitez pas à farfouiller dans le site des AD de votre département, vous y trouverez peut-être des guides ou fiches pratiques comme sur cette page des AD du Nord.

Recherche dans les Fonds – Archives du Morbihan

• Vérifiez bien avant votre visite que le document que vous souhaitez consulter n’est pas déjà numérisé et accessible sur le site des AD !
• Si vous connaissez la cote du document qui vous intéresse, réservez –le en ligne si votre département le permet, cela vous fera gagner un temps précieux

Comment cela se passe-t-il une fois sur place ?

• Partez à la recherche de la cote de votre document si vous ne l’avez pas déjà :
  -des PC peuvent être mis à disposition pour consulter les instruments de recherche
  -allez dans la salle des inventaires pour consulter des classeurs qui détailleront les fonds
  -demandez au personnel qui pourra vous orienter vers le bon document. Le personnel ne peut pas faire les recherches à votre place, il pourra cependant vous donner la cote précise du document. N’ayez pas peur de leur demander, ils sont là pour vous aider 🙂
• Remplissez une demande de consultation de votre document : sur un ordinateur ou sur une fiche papier selon les AD. Vous devrez sans doute renseigner votre numéro de carte de lecteur et les cotes des documents qui vous intéressent (3 maximum souvent).
• Attendez la mise à disposition de votre document … Le personnel va généralement chercher toutes les demi-heures (appelées les levées) toutes les demandes remplies par les lecteurs.
  En attendant, préparez vos demandes suivantes.
  Repérez l’arrivée de votre boîte d’archives, généralement un bruit de chariot l’annonce … 😀
  

  Salle de lecture des Archives des Yvelines

• Ca y est, vous avez la boîte entre vos mains, vous la regardez avec fébrilité, toutes ces étapes pour arriver à ce moment précis ! J’adore !
  Vous pouvez maintenant l’ouvrir avec précaution, tourner les pages doucement, sentir l’odeur du vieux papier, déchiffrez … Profitez !
• Notez la cote de tous les documents que vous consultez, ce que vous y avez trouvé ou pas … C’est important pour ne pas demander plusieurs fois les mêmes documents à plusieurs mois, voire années d’intervalles…
  Vous pouvez tenir un journal de bord de toutes vos recherches, comme Sophie de la Gazette des Ancêtres par exemple.
• Photographiez les documents, cela vous permettra de les parcourir en prenant votre temps plus tard. Pour cela, j’utilise mon smartphone avec l’application CamScanner, cela me permet de bien cadrer et redresser les documents. Je me mets debout et me place au-dessus du document. Je prends également en photo la fiche qui résume ma demande et la boîte d’archives avec la cote.
  N’utilisez pas le flash de votre appareil, pensez à bien le recharger avant votre visite et à avoir suffisamment d’espace mémoire.

Et une fois rentré chez vous ?

• Classez vos photos et informations dans votre logiciel ou sur votre ordinateur.
• Exploitez les données, complétez votre généalogie … Ne tardez pas trop à le faire sinon vous risquez de vous mélanger les pinceaux parmi toutes vos photos et prises de notes ! Et plus vous attendez, moins vous aurez envie de le faire …

J’espère que cet article vous sera utile et vous permettra de vous rendre sereinement aux Archives Départementales … temple d’innombrables sources indispensables à votre généalogie !